To digitale havnesystemer med medlemsfordel

17 september 2019
Kjerringøy båtforening er fornøyde kunder av Havneweb. Foto: Kjerringøy båtforening

Øverst på båtforeningens ønskeliste står kanskje et datasystem for drift? Men spørsmålene er mange. Hvor mye tid og krefter er det å spare? Er det enkelt å bruke? Gir det bedre oversikt? Vi spurte de to firmaene som gir KNBF-medlemmer prisfordel.

Fra i høst tilbyr nemlig KNBF medlemsfordeler hos to leverandører av administrasjonsverktøy for båtforeninger: HavnaMi og Havneweb. Begge tilbyr totalpakker som blant annet innebærer automatisering av vaktlister, fakturering og medlemskommunikasjon. Likhetene er mange, men det er forskjeller.
HavnaMi tilbyr brukerne en visuell plattform hvor bilder fra Google Earth, Norge i bilder eller høyoppløselige dronefotos vektoriseres til et interaktivt og klikkbart kart over havna slik den ser ut i virkeligheten. Havneweb har en skjematisk plattform og bruker tabeller og nummerering for navigasjon i havna.
Vi spurte Odd-Are Skoglund i HavnaMi og Ivar Svanevik i Havneweb om å fortelle litt mer, fra hvert sitt ståsted.

Ivar Svanevik

Ivar Svanevik i Havneweb forsikrer om at tilbakemeldinger blir tatt inn i utviklingen av systemet.Foto: Privat

Leverer nøkkelferdig
Svanevik forteller at Havneweb implementerer systemet gratis for alle KNBF-medlemmer. Han mottar lister og xl-filer og leverer et «nøkkelferdig» system. Det gjenstår for båtforeningen å trykke på knappen og sjekke at dataene stemmer samt lage rutiner for vedlikehold og oppdatering.
- Foreninger må ikke tenke at implementeringen er en stor jobb, forteller Svanevik.
Etablering av Havneewb koster 4990 kroner, men medlemmer av KNBF får 100 prosent rabatt. Systemet er innført i 105 båtforeninger med til sammen 35 000 brukere, blant dem Arendal havn.
Svanevik ønsker å videreutvikle systemet i samarbeid med brukerne.
- Vi ønsker å gi folk anledning til å dele gode ideer. Brukerne er våre beste kilder til forbedringer, sier Svanevik.
- Hva er det som endrer seg for en båtforening når de begynner å bruke Havneweb?
- Først og fremst får de bedre oversikt og bruker mye mindre tid på daglig drift. En båtforening i Bergen fortalte at de hadde tjent inn de pengene Havneweb kosta fordi de for første gang fikk fakturert og purret opp samtlige medlemmer, forteller Havneweb-gründeren.
Havneweb tar 100 kroner per båtplass per år som løpende lisensavgift.

Skoglund

Odd-Are Skoglund i HavnaMi har Norges nordligste båtforening blant kundene sine. Foto: KNBF

Toveiskommunikasjon
Både HavnaMi og Havneweb er laget slik at både administrasjon og medlemmer har tilgang til systemet fra hver sin kant. Brukerne kan endre personopplysninger og skaffe seg oversikt over dugnadstimer, fakturering, vaktlister og ledige båtplasser.
Både Svanevik og Skoglund vet hvor skoen trykker. Svanevik driver en båtforening og Skoglund har vært båtplassansvarlig i Alta båtforening, og begge utviklet systemene i håp om å gjøre jobben enklere.
- Jeg startet for fem år siden. Begynte i det små, og fikk etter hvert støtte ifra Innovasjon Norge og fra Alta kommune, forteller Skoglund i HavnaMi.
Ideen om visuelt, interaktiv havneoversikt fikk han da han lette etter muligheter for å være konkurransedyktig. 
- Jeg fant ingen andre som hadde et slikt system, forteller Skoglund.
- Hva er det som endrer seg når en båtforening begynner å bruke HavnaMi?
- Jeg tror kommunikasjonen med medlemmene er den største forskjellen, og det at brukerne selv kan gå inn å få oversikt og gjøre endringer. HavnaMi er i tillegg et oppslagsverk, hvor hvem som helst kan gå inn og finne fram til informasjon om HavnaMi-havnene eller interessepunkt som er lagt inn i systemet, sier Skoglund.

Nordligst i Norge

HavnaMi tilbyr, som Havneweb, implementering med utgangspunkt i eksisterende excel-filer, men tar stykkpris, litt i overkant av 100 kroner per båtplass for å bygge opp systemet og levere en nøkkelferdig havn, inkludert visuell design. HavnaMi har ingen bindingstid, kun løpende lisens med en måneds gjensidig oppsigelse.
KNBFs medlemsforeninger får ti prosent rabatt på etableringskostnad, faste lisenskostnader, grunnpakker og tilleggsmoduler.
Båtforeningen kan også sette opp moduler og fylle dem med innholdet selv, i så tilfelle er det ingen etableringskostnader.
HavnaMi har 15 foreninger, havner og marinaer som kunder, inkludert to kommunale havner, i Hammerfest og i Harstad. Flere KNBF-havner, men også frittstående havner som Asker Marina har valgt systemet. Skoglund kan også skilte med å ha verdens nordligste båtforening som kunde, nemlig To-Takteren i Longyearbyen på Svalbard
HavnaMi er også opptatt av å få tilbakemeldinger fra brukere og gjøre endringer basert på disse.

Havneweb-kunde Anita i Kjerringøy Båtforening, nord for Bodø, har gitt følgende tilbakemelding:

«Jeg benytter anledningen til å skryte av Havneweb! I januar i fjor tror jeg at jeg brukte minst 15 timer på å sende ut fakturaer. I ettermiddag brukte vi ca en halv time :-) Fantastisk artig å se at fakturaene nå ligger ferdig kontert i Visma. Jeg går ut fra at jeg har spart ytterligere ti timer på at fakturaene krysses automatisk. Kjempebra!»
HavnaMi-kunde Tore Magne Hoem, leder i To-Takteren båtforening i Longyearbyen, sier følgende til nettsidene til HavnaMi:
«Vi har allerede fått en veldig mye lettere hverdag, og har mye bedre kontroll på havna og dens medlemmer nå enn før. Mange oppgaver er automatiserte og lettere å gjøre i HavnaMi. Dette er viktig - at man har minst mulig arbeid når man driver på frivillig basis.»

Finn ut mer om HavnaMi og Havneweb på KNBFs medlemssider.

Artikkel av

Cecilie Klem
17 september 2019