Slik utsetter du årsmøtet i båtforeningen

18 mars 2020
Slik utsetter du årsmøtet i båtforeningen

Som følge av utviklingen av situasjonen knyttet til koronaviruset, følger her noen råd fra KNBF om avvikling av årsmøter.

Hva gjør vi med årsmøtet? spør du deg kanskje i disse korona-tider. Det første du bør gjøre er å sjekke vedtektene. Det pleier å være vedtektene i den enkelte båtforeningen som definerer fristen for et årsmøte. I den usikre situasjonen som er nå, er anbefalingen å ikke sette en ny dato for årsmøtet. Da risikerer man å måtte utsette årsmøtet igjen, dersom situasjonen ikke har endret seg.

Styret må derfor vurdere om det skal utsette årsmøtet inntil videre, utsette og sette en ny dato, avlyse årsmøtet eller innkalle til et digitalt årsmøte.

Avlysning/utsettelse
Dersom årsmøtet avlyses, må det innkalles på nytt senere på ordinær måte, og forslag må sendes inn på nytt mv. Dersom årsmøtet utsettes inntil videre, vil situasjonen være noe forskjellig avhengig av hvor langt man er kommet i forberedelsen til årsmøtet. Dersom forslag allerede er blitt sendt inn og/eller saksdokumentene sendt ut, kan styret legge disse dokumentene til grunn. Det er da ikke behov for å sende inn forslagene på nytt. Dersom det går lang tid før årsmøtet kan avholdes, må styret foreta en fornyet vurdering av om de dokumentene som er utarbeidet/utsendt fortsatt er relevante.

Kan organisasjonsleddet utsette årsmøtet ut over lovens frist?
Det skal fremgå av organisasjonens vedtekter når de må avholde årsmøte/generalforsamling eller når de senest må avholde dette. Den ekstraordinære situasjonen med koronavirus kan legitimerer at et årsmøte kan avholdes etter fristen som fremgår av vedtekter.

Hvem treffer en beslutning om å utsette årsmøtet?
Det er styret i båtforeninger som må fatte beslutning om å utsette årsmøtet. Det treffes som et ordinært styrevedtak. Styremøter kan avholdes skriftlig eller per telefon. Det er derfor ikke nødvendig med et fysisk styremøte. Styret kan vurdere om det i beslutningen skal settes en ny dato for nytt årsmøte, eller om det skal utsettes inntil videre og heller bestemme en dato på et senere tidspunkt. Styret må vurdere hvilke ev. konsekvenser det vil få for båtforeningen å utsette årsmøtet, om det for eksempel er beslutninger årsmøtet må ta raskt og som ikke kan vente.

Bør båtforeningen kontakte KNBF for råd om det skal utsette årsmøtet eller ikke?
Det er styret som treffer beslutningen om årsmøtet skal gjennomføres som normalt eller utsettes, og her må styret basere seg på råd fra Folkehelseinstituttet og lokale helsemyndigheter.

Må styret søke om dispensasjon?
Nei, søknad er unødvendig.

Kan båtforening kreve forhåndspåmelding fra deltakere på årsmøter/ting?
Ja, situasjonen nå gjør det nødvendig for forsvarlig gjennomføring av arrangementet å vite hvor mange som møter på forhånd. Dersom årsmøtet skal avholdes digitalt kan det også være behov for å avkreve forhåndspåmelding.

Må styret informere noen om beslutningen?
Styret må informere egne medlemmer dersom årsmøtet utsettes. Styret bør benytte de vanlige informasjonskanalene. Styret trenger ikke å informere verken KNBF eller andre om beslutningen.

Hva hvis båtforeningen ikke klarer å avholde årsmøte i løpet av 2020?
Organisasjonsleddet må forsøke å avholde årsmøte digitalt og sørge for at de årsmøteoppgavene som må gjennomføres og ikke kan vente, faktisk blir gjennomført. Det gjelder for eksempel å få godkjent regnskapene, slik at disse kan benyttes som grunnlag for å søke om momskompensasjon, samt fastsetting og innkreving av kontingent.

Hva skjer med styret dersom årsmøte utsettes?
Alle tillitsvalgte, også styremedlemmer, blir sittende. Det er ikke anledning til å supplere styremedlemmer eller andre årsmøtevalgte tillitsverv, men styret kan opprette styreoppnevnte komiteer og utvalg og oppnevne personer til disse Hvis det er behov for å velge nye styremedlemmer eller tillitsvalgte til årsmøtevalgte organer, må det innkalles til et digitalt årsmøte, enten ordinært eller ekstraordinært.

Hva hvis utsettelse av årsmøter fører til at styremedlemmer trekker seg?
Styremedlemmene bør sitte til nye er valgt, og ikke trekke seg. Båtforeninger står overfor en ekstraordinær situasjon, der det vil medføre store utfordringer for organisasjonsledd dersom tillitsvalgte trekker seg. Båtforeningen kan avholde ordinært, eller ekstraordinært årsmøte digitalt med suppleringsvalg på agendaen.

Kan ordinære årsmøter/ting innkalles med kortere frist enn det som følger av loven?
Nei, fristene for innkallingen til ordinære årsmøter gjelder.

Dersom båtforeningen avlyser/utsetter fysiske årsmøte/ting, vil det være lovlig å foreta valg av nytt styre elektronisk?
Båtforeningen kan innkalle til et ekstraordinært digitalt årsmøte med valg av nytt styre som eneste sak på agendaen.

Dersom båtforeningen velger å avholde ordinært årsmøte, og mange avstår fra å komme, vil det være en grense for hvor mange som må være til stede for å være vedtaksdyktige?
Det avgjøres eventuelt av vedtektenes ordlyd.

Kan båtforeningen avholde årsmøte uten fysisk oppmøte?
Det avgjørende ved gjennomføringen av årsmøtet er at dette skjer på forsvarlig måte slik at medlemmene har anledning til å delta i behandlingen av, og fatte vedtak i, de saker som iht. båtforeningens egne vedtekter skal behandles av årsmøtet. Dette omfatter bl.a. en reell mulighet til å sette seg inn i sakene, uttrykke sin mening om sakene, gjøre seg kjent med andre deltakeres oppfatninger og delta i en avstemming om sakene. Foreninger kan også velge å dele gjennomføringen av årsmøtet, slik at enkelte saker gjennomføres på annen måte enn gjennom et fysisk møte, mens andre saker utsettes til årsmøtet kan avholdes fysisk.

Er det andre forhold styret bør tenke på når det beslutter å utsette årsmøtet?
Dersom båtforeningen leier lokaler for å avholde årsmøtet, bør styret vurdere ev. kanselleringsmuligheter, ev. gå i dialog med utleier for å vurdere om det er mulig å flytte møtet uten å betale noe ekstra for dette.

Kan styret fastsette ny kontingent for 2020?
Ja, men en eventuell økning ut over konsumprisindeksen bør fastsettes av årsmøtet. Dersom båtforeningen har behov for en økning av kontingenten ut over konsumprisindeksen, bør dette begrunnes ekstra godt.

Artikkel av

Cecilie Klem
18 mars 2020

Del artikkelen